GESTIÓN POR PROCESOS

Gestión por procesos: 

El alto desarrollo del mundo industrial ha llegado a niveles de saturación de algunos productos, que sumado a la liberalización del comercio internacional, nos lleva a que solo los mejores puedan subsistir en mercados contraídos y de alta competencia (competitividad). El poder ha pasado de la oferta a la demanda convirtiendo al cliente, cada vez más exigente, en la razón de ser de cualquier negocio.

Dentro de este marco, LA GESTION POR PROCESOS, da un enfoque total al cliente externo desplegando al interior de la compañía sus necesidades (estándar mínimo) y sus expectativas (subjetivo), siendo el cumplimiento de éstas últimas las que generan valor agregado al producto o servicio. 

A propósito, en la GESTIÓN POR PROCESOS el significado más acertado para el concepto calidad es: lo que el cliente espera recibir por lo que está dispuesto a pagar en función del valor percibido. Desde este punto de vista la calidad equivale a "orientación de la empresa hacia el cliente"; por lo que la GESTIÓN POR PROCESOS se presenta como un sistema de gestión de la calidad apuntado a la calidad total. 

Proceso :
¿Qué se entiende por proceso?
Una secuencia de pasos, tareas o actividades que transforman los input en output.

Un proceso de trabajo incorpora valor a los Input transformándolos producir algo nuevo
INPUT: materiales, equipamiento, información, recursos humanos, materiales o condiciones ambientales necesarias.
OUTPUT: El producto o servicio, creado en el desarrollo del proceso, que se entrega al cliente.

Conjunto de tareas relacionadas lógicamente para lograr un resultado bien definido. 
Colección de actividades que toman una o más clases de entradas y crean salidas de valor para un cliente. 
Un proceso es una Actividad o grupo de actividades que se desarrollan en una serie de etapas secuenciales y que buscan un fin determinado.
De forma general puede definirse a un proceso como una secuencia de actividades que permite obtener un resultado final o intermedio que agrega valor al cliente. Este es generalmente independiente de la estructura organizacional. En la ejecución de un proceso se llevan a cabo tanto actividades financieras, materiales como informativas.

Tipo de Procesos 
* De dirección (controlan los fundamentales)
* Fundamentales o básicos
* De apoyo (no le aportan valor al cliente)

Empresa, en un entorno orientado hacia el cliente.
Organización que aplica unas capacidades o recursos para satisfacer determinadas necesidades de sus clientes

Empresa como Sistema
La Empresa constituye un Sistema de elementos interrelacionados que está sometida a acciones procedentes de su entorno. Los elementos de su entorno, pueden ser también considerados sistemas.

Ejemplos: Clientes competidores, proveedores y la sociedad en general.

La empresa es un sistema de sistemas, cada proceso es un sistema de funciones y las funciones o actividades se han agrupado por departamento o áreas funcionales.

Trabajar con un enfoque a proceso es de gran importancia para las empresas, debido a que gestiona integralmente cada una de las transacciones o procesos que la empresa realiza. Los sistemas coordinan las funciones, independientemente de quien las realiza. Toda la responsabilidad de la transacción es de un directivo que delega, pero conservando la responsabilidad final del buen fin de cada transacción. La dirección general participa en la coordinación y conflictos entre procesos pero no en una transacción o proceso concreto, salvo por excepción. 

Cada persona que interviene en el proceso no debe pensar siempre en cómo hacer mejor lo que está haciendo (división del trabajo), sino por qué y para quién lo hace; puesto que la satisfacción del cliente interno o externo viene determinada por el coherente desarrollo del proceso en su conjunto más que por el correcto desempeño de cada función individual o actividad. 

En la Gestión por Procesos se concentra la atención en el resultado de los procesos no en las tareas o actividades. Hay información sobre el resultado final y cada quien sabe como contribuye el trabajo individual al proceso global; lo cual se traduce en una responsabilidad con el proceso total y no con su tarea personal (deber). 

Además se fundamenta en la asignación de un directivo de la responsabilidad de cada uno de los procesos de la empresa. En su forma más radical, se sustituye la organización departamental. En otras formas, se mantiene la estructura departamental, pero el responsable de un proceso tiene la responsabilidad del mismo, y al menos en lo que a ese proceso se refiere, puede tener autoridad sobre los responsables funcionales (matricial). 

Principales Características 
* Analizar las limitaciones de la organización funcional vertical para mejorar la competitividad de la Empresa.
* • Reconocer la existencia de los procesos internos (relevante): 
- Identificar los procesos relacionados con los factores críticos para el éxito de la Empresa o que proporcionan ventaja competitiva. 
- Medir su actuación (Calidad, Costo y plazo) y ponerla en relación con el valor añadido percibido por el cliente. 
* Identificar las necesidades de cliente externo y orientar a la Empresa hacia su satisfacción. 
* Entender las diferencias de alcance entre la mejora orientada a los procesos (que y para quien se hacen las cosas) y aquella enfocada a los departamentos o a las funciones (cómo se hace): 
- Productividad del conjunto frente al individual (Eficacia global frente a Efectividad parcial). 
- El departamento es un eslabón de la cadena, proceso al que añade valor 
- Organización en torno a resultados no a tareas. 
* Asignar responsabilidades personales a cada proceso. 
* Establecer en cada proceso indicador de funcionamiento y objetivo de mejora. 
* Evaluar la capacidad del proceso para satisfacerlos. 
* Mantenerlos bajo control, reduciendo su variabilidad y dependencia de causas no aleatorias (Utilizar los gráficos de control estadístico de procesos para hacer predecibles calidad y costo). 
* Mejorar de forma continua su funcionamiento global limitando su variabilidad común 
* Medir el grado de satisfacción del cliente interno o externo, y ponerlo en relación con la evaluación del desempeño personal. 

Objetivos de la Gestión por procesos 
Como un sistema de gestión de calidad que es, el principal objetivo de la Gestión por procesos es aumentar los resultados de la Empresa a través de conseguir niveles superiores de satisfacción de sus clientes. Además de incrementar la productividad a través de: 

* Reducir los costos internos innecesarios (actividades sin valor agregado). 
* Acortar los plazos de entrega (reducir tiempos de ciclo). 
* Mejorar la calidad y el valor percibido por los clientes de forma que a éste le resulte agradable trabajar con el suministrador. 
* Incorporar actividades adicionales de servicio, de escaso costo, cuyo valor sea fácil de percibir por el cliente (ej: Información) 

Para entender la Gestión por procesos podemos considerarla como un sistema cuyos elementos principales son: 
• Los procesos claves 
• La coordinación y el control de su funcionamiento. 
•• La gestión de su mejora. 

Diferencia entre una empresa por funciones departamentales y una empresa con gestión a procesos 

Conclusiones

1. Sin duda una Empresa de éste tipo con equipos de procesos altamente autónomo es más ágil, eficiente, flexible y emprendedora que las clásicas organizaciones funcionales burocrátizadas. Además está más próxima y mejor apuntada hacia el cliente. 

2. La GESTIÓN POR PROCESOS es hacer compatible la mejora de la satisfacción del cliente con mejores resultados empresariales. 

3- Algunas diferencias entre organizaciones por procesos y Organización funcional tradicional: 
- Procesos: De complejos a simples 
- Actividades: De simples a complejas. 
- Indicadores: De desempeño o resultados. 
- Personal: De controlado a facultado. 
-Directivo: De controlador a entrenador/Líder